個人情報保護方針／エクサソリューション株式会社

個人情報保護方針

『個人情報保護に関する基本方針』

エクサソリューション株式会社（以下、「当社」といいます。）は情報システムに係る設計・開発・保守並びに、ネットワーク設計・構築業務を事業としております。当社は情報処理サービス企業として、個人情報及び個人番号（以下、「個人情報等」といいます。）の保護及び適切な取扱いを行うことは社会的責務であると強く認識しており以下の｢個人情報保護方針｣を定め、役員・従業員への教育の徹底を図るとともに個人情報保護マネジメントシステムを構築し、継続的に見直し、改善に取り組んでまいります。

『当社の個人情報保護方針』

当社は、事業内容・規模に必要な範囲を限定し、個人情報等を適切に取得、利用及び提供を行います。
利用目的の達成に必要な範囲を越えた個人情報等の取扱いを行わず、そのための措置を講じます。
当社は、法令に定めのある場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報等を第三者に提供いたしません。
当社は、個人情報等の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
当社は、適切な安全管理措置を実施し、個人情報等への漏えい、滅失又はき損などの防止に努め、必要に応じ是正措置を講じます。
当社は、当社の個人情報等の取扱いに関するご相談、お問合わせ及び苦情に誠実かつ迅速に対応いたします。
当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、その改善に努めます。

制定年月日　　　　平成15年　4月 1日
最終改訂年月日　　平成28年　3月 4日
エクサソリューション株式会社
代表取締役　松岡　清次

『個人情報等の取扱いについて』

当社は、個人情報保護の重要性を認識し、お客様やビジネスパートナー様のご担当者、及び当社の役員・社員など当社が事業活動において関わります全ての方（以下「ご本人」といいます）の個人情報等を安全かつ適切に取り扱い、その保護に努めます。

『個人情報等の取得と利用目的の明示』

個人情報等のご提供をお願いする場合は、予め下記のような利用目的を明示し同意の上で取得させていただくように努めます。但し、ビジネス習慣上名刺交換をさせていただく場合など、取得の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただく場合がございます。
ご提供いただいた個人情報等は、予め明示させていただいた利用目的の達成に必要な範囲でのみ利用し、ご本人の同意なく利用目的以外には利用いたしません。

当社の事業活動における個人情報等の利用

事業活動に関するお客様、ビジネスパートナー様等への営業活動（情報提供、受注、納品、代金の請求、受領、発注、代金の支払い等）
採用活動
全社員(当社に所属する全ての役員、社員、契約社員、派遣社員、パートタイマー)情報の管理
PMS活動

『第三者への提供』

弊社は、お預かりした個人情報等をご本人様の許可なく第三者への開示・提供することはありません。
ご本人様の個人情報等を上記利用目的の達成のために業務委託先へ委託する場合があります。
但し、次のいずれかに該当する場合はこの限りではございません。
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・公衆衛生上の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・国の機関若しくは地方公共団体またがその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

『保有個人データ等に関する事項について』

個人情報等に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止又は第三者提供記録の開示のお求めについて

当社は、ご本人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止又は第三者提供記録の開示（以下、“開示等” といいます。）を求められた場合は、個人情報等について社内調査を行い、遅延なくご回答させていただきます。

※１ただし、開示等のご請求が以下の1～8に該当すると、当社にて判断させていただいた場合にはご請求に応じることができません。

当該個人情報等の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
当該個人情報等の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
当該個人情報等の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
当該個人情報等の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
請求に応じることによって、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
利用目的の通知に関するご請求であって、既に個人情報等の利用目的が本人様の知りうる状態にあるとき
十分な本人確認ができない場合
法令に違反することとなる場合

『安全管理のために講じた措置について』

基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、部署毎の内部監査を実施しています。

人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。
・個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

物理的安全管理措置
・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

『ご請求方法』

最初に、下記の『個人情報等に関するお問合せ窓口』宛にお電話でお申込ください。
受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げます。

「基本手続き」
下記の方法によりご本人様（または代理人）であることの確認をさせていただきます。

　○ご本人様からのお申込の場合

電話でお申込み時に、氏名・住所・電話番号・生年月日などの当社ご登録情報の確認をさせていただきます。
「個人情報開示訂正削除及び利用停止申請書」及びご本人様確認の為、免許証、パスポート、写真付き住民基本台帳カードの写しのいずれか１つと現住所を確認できる書類（住民票の写し、公共料金の請求書等）をご郵送いただきます。

　○代理人からのお申込の場合

電話でお申込み時に、代理人様の氏名、電話番号及びご本人様の氏名・住所・電話番号・生年月日などの当社ご登録情報の確認をさせていただきます。
「個人情報開示訂正削除及び利用停止申請書」及びご本人様の確認の為、ご本人様の免許証、パスポート、写真付き住民基本台帳カードの写しのいずれか１つと、現住所を確認できる書類（住民票の写し、公共料金の請求書等）、代理人であることを示す委任状、委任状に押印されたご本人様の印鑑の印鑑証明書、代理人の本人確認書類（ご本人様からのお申込に際と同じ代理人の書類）をご郵送いただきます。

　※ご本人様確認書類に本籍地の記載がある場合は、マジック等で当該項目を消すようにお願いいたします。

開示等ご請求へのご回答は、原則として書面により回答させていただきます。
（但しご本人様の同意を得た場合は口頭にて回答させていただく場合があります。）
書面はご本人の登録住所あてに、書留扱いの本人限定受け取り郵便で、ご送付させていただきます。
その際の手数料はいただいておりません。
当社の個人情報等の検索などに時間を要する為、ご回答までに約２週間程度お時間をいただく場合がございますので、予めご了承願います。
また、ご請求の内容が※１に該当し、ご請求に応じることができない場合にも、その旨を書面にて、郵送させていただきます。
尚、ご本人様が指定する方法で開示する場合は当該方法にて開示させて頂きます。
（但し当該方法による開示に多額の費用を要するなど当該方法による開示が困難な場合は書面による開示とさせて頂きます。）

『個人情報等に関するお問合せ窓口』

当社の個人情報保護方針に関するお問い合わせ、保有個人データ等の開示等のお手続き、個人情報等の取扱いに関する相談や苦情等のお問い合わせについては、
下記の窓口(個人情報保護管理者)までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

　　〒541-0052
　　大阪市中央区安土町3-2-14　イワタニ第二ビル5F
　　エクサソリューション株式会社　管理部部長
　　電話　06-6268-0075　　Fax　06-6268-0085
　　E-Mail　exa@exa-s.co.jp